Das Verfahren in zehn Schritten

Zustände und Fristen

1. Entwurf

   Ein Elternteil legt den Fall im Kinderportal an: Konto mit E-Mail-Adresse und Mobilnummer (Einmalcode), Einwilligungen, Einrichtung aus dem Verzeichnis, Erzählteil, Interview, Belege. Der Fortschritt wird gespeichert, eine Pause ist jederzeit möglich.

   Frist

   Entwurf ohne Aktivität: Erinnerung an Tag 20, Löschung an Tag 30.

2. Registriert

   Kind und Elternteil bestätigen die Zusammenfassung, jeweils getrennt. Der Fall erhält sein Aktenzeichen, der Elternteil eine Eingangsbestätigung. Ab diesem Moment ist die Meldung außerhalb der Einrichtung dokumentiert, mit Aktenzeichen und Zeitstempel.

   Frist

   Sofort.

3. Vorprüfung

   Die Fallbegleitung prüft Vollständigkeit, richtige Einrichtung und Gefährdungshinweise. Ergebnis: Freigabe der Zustellung, Rückfrage an die Eltern oder Schließen.

   Frist

   Ziel 2 Werktage, Erinnerung an die Fallbegleitung ab Tag 3, täglich.

   Freigabepunkt

   H1 Freigabe der Zustellung

4. Einrichtung informiert

   Zustellungsschreiben an die Einrichtungsleitung mit einer Zusammenfassung ohne Zeugenangaben, sachverhaltsbezogenen Fragen an die Lehrkraft, Zugang zur Stellungnahme für Leitung und Lehrkraft, den geltenden Normen und den Rechten der Lehrkraft. Der Elternteil erhält den Einladungslink für die Elterngruppe der Klasse.

   Frist

   Stellungnahme innerhalb von 7 Tagen, danach die Eskalationsleiter.

5. Befragung

   Mitschülerinnen und Mitschüler antworten selbst und einzeln, nach einer kindgerechten Information: im Web, per WhatsApp oder per SMS, eine Antwort je Mobilnummer. Niemals in der Gruppe. Will eine Behörde später ein Kind befragen, bezieht ECPO zuerst die Eltern ein. Quorum: mindestens 6 gültige Antworten aus verschiedenen Haushalten oder 40 Prozent der Klasse, je nachdem, was kleiner ist.

   Frist

   Fenster von 14 Tagen ab der ersten Registrierung, höchstens 21 Tage nach der Zustellung; einmal um 7 Tage verlängerbar.

6. Eingeordnet

   Die Regel-Engine berechnet Kriterien und Stufe. Die Fallbegleitung prüft den Bericht und gibt ihn frei oder weicht mit schriftlicher Begründung um eine Stufe ab. Dieselbe Einordnung geht an Kind, Eltern, Lehrkraft und Einrichtungsleitung. Zeugen erhalten sie nicht.

   Frist

   Freigabe innerhalb von 5 Werktagen, tägliche Erinnerung.

   Freigabepunkt

   H2 Freigabe der Einordnung

7. Beobachtung

   Nach einer Einordnung in Stufe 2 oder 3: Nachbefragung des Kindes an Tag 28 und Tag 84 (Kurzform). Die Einrichtung meldet ihre Maßnahmen über ihren Zugang, Erinnerungen an Tag 14 und Tag 21. Bei Stufe 2 wird ein moderiertes Gespräch angeboten (Video, moderiert von der Fallbegleitung).

   Frist

   Tag 14, 21, 28 und 84 nach der Einordnung.

8. Übergabe in Vorbereitung

   Ein Übergabe-Auslöser ist erfüllt. Das System erzeugt das Übergabepaket und das Anschreiben an die zuständige Staatsanwaltschaft nach dem Rechtsmodul. Die Fallbegleitung prüft und gibt frei. Die Eltern werden informiert, nicht erneut gefragt, denn die Zustimmung zur Übergabe ist Teil ihrer Einwilligung bei der Meldung.

   Frist

   Ziel 3 Werktage, im Safeguarding-Pfad 24 Stunden.

   Freigabepunkt

   H3 Freigabe der Übergabe

9. Übergeben

   Versand an die Staatsanwaltschaft per Einschreiben und, wo das Land es anbietet, elektronisch. Das Aktenzeichen der Behörde wird erfasst. Die Familie erhält eine Kopie und die Hinweise des Landes, zum Beispiel die Strafantragsfrist in Deutschland.

   Frist

   Nachfrage bei der Behörde alle 60 Tage.

10. Abgeschlossen

    Abschlussbericht an die Eltern. Die Aufbewahrungsfrist beginnt; der Löschjob läuft täglich.

    Frist

    Löschung nach den Aufbewahrungsfristen, siehe Datenschutz.

Der Safeguarding-Pfad ist ein paralleles Flag, das jederzeit gesetzt werden kann und direkt zur Vorbereitung der Übergabe führt.

Die drei Freigabepunkte

Eine Einordnung mit erheblicher Wirkung für eine Person darf nicht automatisiert erfolgen (Art. 22 DSGVO). Die Einordnung selbst berechnet eine deterministische Regel-Engine; ein Mensch gibt jeden Schritt nach außen frei.

1. H1

   Vor der Zustellung

   Die Fallbegleitung prüft Vollständigkeit, richtige Einrichtung und Gefährdungshinweise und sieht die erzeugten Fragen für Zeugen und Lehrkraft.

2. H2

   Vor dem Versand der Einordnung

   Die Fallbegleitung prüft den Bericht der Regel-Engine. Eine Abweichung von der berechneten Stufe um höchstens 1 Stufe nach oben oder unten ist nur mit schriftlicher Begründung möglich, die im Bericht steht.

3. H3

   Vor der Übergabe

   Die Fallbegleitung prüft das Übergabepaket und das Anschreiben an die Staatsanwaltschaft.

Jede Freigabe ist ein Klick mit Pflichthaken „geprüft“ und optionalem Kommentar, protokolliert mit Nutzer, Zeit und Regelversion. Die Fallbegleitung ändert nie, was das Kind gesagt hat. Ohne Freigabe geht nichts nach außen. Ausnahmen: die Eingangsbestätigung, Erinnerungen und Nachbefragungen an die Familie selbst sowie Erinnerungen an die Einrichtung innerhalb der Eskalationsleiter.

Eskalationsleiter für Stellungnahmen

Eine Einrichtung kann nicht gezwungen werden zu antworten. Fehlende Mitwirkung wird in Stufen nachgezogen, dokumentiert und verkürzt den Weg zur Übergabe.

Dieselbe Leiter gilt für den Maßnahmenbericht der Einrichtung in der Beobachtung (Tag 14, 21 und 28 nach der Einordnung). Eine fehlende Stellungnahme gilt nie als Eingeständnis, aber als Nichtmitwirkung.

Übergabe-Auslöser

Das System erkennt die Auslöser automatisch. Die Übergabe selbst braucht immer die Freigabe H3.

1. Stufe 4 in der Einordnung.
2. Stufe 3 und keine Besserung in der Nachbefragung an Tag 84.
3. Stufe 3, Nichtmitwirkung der Einrichtung (E3) und keine Besserung an Tag 28.
4. Stufe 3 und Verschlechterung an Tag 28.
5. Dokumentierte Beeinflussung von Zeugen mit Druck oder Drohung.
6. Safeguarding-Flag, ohne Wartezeit.

Safeguarding-Pfad

Auslöser:

• Hinweise auf körperliche Gewalt (Item 19)
• Drohung mit Gewalt
• Sexuelle Grenzverletzung
• Sicherheitsfrage bejaht
• Akute Gefahr

Ablauf: Das Interview wird an dieser Stelle unterbrochen; Kind und Elternteil sehen die Notrufnummern des Landes (112 und das Kinderhilfetelefon) mit dem Hinweis, bei Gefahr sofort anzurufen; der Fall wird markiert; das Übergabepaket wird sofort erzeugt; die Fallbegleitung erhält Push, E-Mail und SMS; Freigabe H3 mit Ziel 24 Stunden; Übergabe an Staatsanwaltschaft oder Polizei nach Rechtsmodul. In Spanien ist die Weitergabe nach LOPIVI Art. 15 und 16 Pflicht. Das reguläre Verfahren läuft parallel weiter.

ECPO hat keinen Bereitschaftsdienst. Das Portal zeigt die Notrufnummern; rufen Sie bei Gefahr sofort 112 an.

Aktenzeichen

Format ECPO-LL-JJJJ-NNNNN: LL ist der Ländercode der Einrichtung, JJJJ das Jahr, NNNNN die laufende Nummer je Land und Jahr. Das Aktenzeichen wird bei der Registrierung der Meldung vergeben, nie geändert und nie wiederverwendet.